FACILAPP

• CLIENTES
• PAQUETES A LA MEDIDA
• FOLIOS PREPAGADOS
• PLANES PREPAGADOS
• TRANSFERIR FOLIOS
• DOCUMENTOS EMITIDOS
• LISTA DE CUOTAS POR CLIENTES
• LISTA DE ERRORES POR CLIENTE
• CLAVES DE API

CLIENTES

CLIENTES

Detalla el maestro de clientes mostrando toda la información  En este modulo se crean y editan los clientes.

Crear clientes

Los requisitos básico para crear un cliente son los siguientes:

• Firma electrónica (formato encriptado: p12, zip o rar) 
  
• Pin de firma electrónica. 
  
• Aviso de Operaciones 
  
• Correo electrónico, se recomienda que sea habitual. 
  
• Número de teléfono. 
  
• Nombre del representante legal. 
  
• Declaración jurada de ingreso a facturación electrónica. 

Una vez completados los requisitos, se procede a seleccionar la opción + Añadir Cliente.

Ruta: -->+Añadir Cliente 

• General
  • Nombre comercial: completar
  • Tipo de RUC: Seleccionar
  • Certificado: Seleccionar el archivo de firma electrónica encriptado el archivo debe ser : p12, .zip o .rar
  • Pin del certificado: Completar
  • Aviso de operaciones: Seleccionar archivo en formato PDF del aviso de operaciones.
  • Cliente padre: En caso de planes corporativos, seleccionar la empresa padre.
  • Plan: dejar en blanco
  • Correo electrónico del administrador; Correo habitual del cliente.
  • Enviar correo electrónico: Tildar en caso de envió de forma automática las credenciales de su cliente.
  • Guardar

Se realiza un primer guardar el cual nos va a crear el cliente en el portal de el E-TAX2.

Ruta: Ingresar a el E-TAX2 --> Aprobar como PAC a su cliente --> Regresar al aplicativo API del distribuidor -->Completar los campos restantes.

• General
  • Certificado: Seleccionar el archivo de firma electrónica encriptado el archivo debe ser : p12, .zip o .rar
  • Aviso de operaciones: Seleccionar archivo en formato PDF del aviso de operaciones.
• Datos de facturación
  • Corregimiento: Seleccionar corregimiento
  • Dirección: Completar dirección, de ser muy extensa utilizar abreviaturas.

• Datos del contacto 
  • Email: Correo electrónico de el cliente
  • Teléfono: Número de teléfono del establecimiento o administrador
  • Responsable: Nombre del dueño, administrador o representante legal.

• Configuraciones adicionales
  • Habilitar agente: Aplicar en caso de integración
  • Mostrar referencias del sistema en el panel principal: Aplicar para mostrar referencia (numero interno de documentos) pertenecientes a el software de integración.
  • Ocultar nombre comercial: Aplicar si requiere ocultar el nombre comercial en el CUFE.
  • Imprimir nombre de sucursal: Aplicar de requerir el nombre de la sucursal en la impresión de documentos.
  • Decimales:
  • Mostrar descuento x Ítem: 
  • Mensaje informativo CAFE: Texto adicional se muestra debajo del QR.

• Otros
  • Código secreto para generar el código QR: Código secreto (solo aplica para clientes con mas de un PAC)

• Regresar a General y Guardar

Crear suscripción

Una vez el cliente ha sido creado, debemos crear una suscripción, en el listado de clientes, buscar el cliente y seleccionar Crear suscripción, completar todos los campos y guardar.

Ruta; Clientes  --> Crear suscripción  -->

General

• Cliente: Seleccionar cliente
• Tipo: seleccionar a quien se le asigna la bolsa de folios.
  • Principal: se asigna una suscripción a el RUC, es decir un único plan que abarca todas las sucursales y puntos de ventas, es una única bolsa.
  • Sucursal: crea una suscripción por sucursal independientemente del resto de tiendas.
  • Punto de Venta: asigna suscripción por cada punto de venta.
• Plan: seleccionar el tipo de plan según acuerdo comercial
• Origen: seleccione el origen de los folios no es mas que escoger a la casas de software a la que pertenecen.
• IMEI /Serial: colocar el Imei o Serial del equipo donde se utilizara el aplicativo
  
• Código de sucursal / punto de venta: en el caso de seleccionar en Tipo una opción diferente a Principal,:
  • En caso de Sucursal solo colocar el código, con el cual fue creada
  • En caso de punto de venta se debe colocar en formato AAAA-NNN donde AAAA corresponde al código de la sucursal y NNN al código del punto de venta. Ejemplo: 0000-001.

Se debe tomar muy en cuenta en el caso de crear Suscripciones por sucursales y puntos de ventas, se debe tomar en cuenta que deben haber sido creadas con antelación en el Panel Web del cliente.

Validez

Seleccionar la fecha de inicio de la suscripción, la fecha de finalización se calcula de forma automática en base a el plan seleccionado.

Ver suscripción

En el listado de clientes tenemos la opción de ver suscripción, al ingresar se visualiza el detalle del plan adquirido por el cliente final.

Tiene la opción de Recargar folios si el plan lo permite, al seleccionar Recargar, de forma rápida y automática es dirigido  la pantalla de Paquetes a la medida - Añadir paquetes a la medida. 

Se anexa link para crear paquetes a la medida.

PAQUETES A LA MEDIDA | Documentación Factura Fácil (facturafacil.com.pa)

Editar clientes

Los clientes en algunas ocasiones presentan algunos cambio al pasar del tiempo, requiriendo de modificaciones en su configuración inicial, entiéndase que existen campos tales como el RUC por nombrar uno que nos son modificables.

Ruta: Clientes  --> Buscar cliente  --> ID  --> Editar  -->

• • General
  • Datos de facturación
  • Datos de contacto
  • Configuración adicional.
  • Guardar

Historial del Cliente

Muestra el detalle de la cuenta del cliente, el histórico de planes y paquetes adquiridos. 

PAQUETES A LA MEDIDA

PAQUETES A LA MEDIDA

Los paquetes a la medida, son  aquellos en los que se le asignan folios a un cliente final  de las diferentes bolsas de folios del distribuidor. Al seleccionar la opción paquete a la medida, se visualiza el listado de clientes detallando los paquetes adquiridos.

Asignar folios

Ruta: Paquetes a la medida --> +Añadir paquetes a la medida --> Completar los siguientes campos:

• Cliente: Seleccionar cliente
• Suscripción: Seleccione el tipo de plan
• Folios: Cantidad de folios a asignar
• Precio de Folios: No completar ya que este precio es referencia.
• Fecha de validez: Seleccionar fecha de activación de paquete
• Forma de pago: Descontar de paquetes prepagados
• Convertir: Aplicar para unificar plan existente con el una nueva compra y actualiza la fecha de vencimiento de la suscripción a la fecha de la ultima compra.
• Guardar.

Pantalla de asignación de folios

FOLIOS PREPAGADOS

FOLIOS PREPAGADOS

Los Folios prepagados son los diferentes lotes de folios que ha adquirido el distribuidor.

Esta opción es solo para reportería, en este reporte se detalla el total de folios adquiridos, puede contar con varios tipos de bolsas dependiendo de los convenios comerciales, el  consumo y la disponibilidad de folios. 

Detalles de los Folios prepagados

Para una información mas  al detalle  de los folios prepagados, se cuenta con la siguiente opción seleccionar el ID de la bolsa de folios:  se anexa imagen referencial a un paquete prepagado detallado:

Paquete:

Al seleccionar Historial, visualizamos el Kardex de los folios, se registra el detalle de entrada y salida de los folios y cada transacción.

PLANES PREPAGADOS

PLANES PREPAGADOS

Los planes prepagados son los diferentes licencias que ha adquirido el distribuidor.

Esta opción es solo para reportería, en este reporte se detalla el total de planes prepagados adquiridos, el  consumo y la disponibilidad de los planes prepagados. 

Detalles de los Planes prepagados

Proporciona la información detallada  de los planes prepagados, se cuenta con la siguiente opción al seleccionar el ID del plan   se despliega la información del paquete, se anexa imagen referencial.

Paquetes:

Al seleccionar Historial, visualizamos el Kardex de los Planes, se registra el detalle de entrada y salida de los planes y cada transacción.

TRANSFERIR FOLIOS

TRANSFERIR FOLIOS

La transferencia de folios solo es posible entre distribuidores de Factura Fácil, brinda la opción de un plan de negocio adicional comercializando folios no solo a cliente final también a distribuidores.

Transferencia de folios

Ruta: Transferir folios --> +Añadir transferencia de folios --> Folios (cantidad a transferir) --> Distribuidor destino ( Seleccionar distribuidor) --> Origen --> Guardar

Imagen referencial de la opción transferir folios

DOCUMENTOS EMITIDOS

DOCUMENTOS EMITIDOS

Los documentos emitidos, es una opción de reportería en la que se visualizan todos los documentos generados por clientes, cuenta con un buscador para optimizar la búsqueda. 

Buscar documentos

Ruta: Documentos emitidos  --> Emisor  --> Buscar

La información de cada documento suministrada por el reporte es visualizar el CUFE, , ver el documento en DGI (consultar factura por código QR), descargar XML y descargar en formato PDF el CAFE. 

Imagen referencial  para la búsqueda de documentos

LISTA DE CUOTAS POR CLIENTES

LISTA DE CUOTAS POR CLIENTES

La lista de cuotas por cliente es un reporte en el cual se visualizan la cantidad de folios asignados , el total de folios en uso y la disponibilidad de folios por cliente.

El reporte es posible parametrizarlo por cliente, adicional se puede ser descargado en archivo CSV.

Uso del reporte

El reporte de cuotas por clientes, nos ayuda a evaluar el consumo de folios por clientes:

• Cuotas utilizadas en cero: si el cliente mantiene sus cuotas utilizadas en cero durante un período prolongado después de la entrega, es una señal de alerta. Esto podría indicar que el cliente no está utilizando el servicio como se esperaba, o podría haber algún problema técnico con el aplicativo que impide su uso. Se recomienda contactar a el cliente.
• Monitoreo regular : es importante revisar periódicamente el consumo de cuotas por clientes para así evitar  que  se le agoten en su totalidad sus folios y proveer la recarga, así evitando inconvenientes con su cliente.

En resumen, el reporte de cuotas por clientes no solo sirve para monitorear el consumo de folios, sino también para identificar oportunidades de mejora en la relación con los clientes y en la prestación del servicio.

Imagen referencial

LISTA DE ERRORES POR CLIENTE

LISTA DE ERRORES POR CLIENTE

Muestra la cantidad de documentos por clientes que contienen algún tipo de error, estos documentos son todos aquellos que se encuentren en estado  Requiere corrección

Estos documentos deben ser revisados, detectar la causa del error y corregir, para ello contamos con el apoyo de nuestros técnico.

Para poder realizar estas correcciones, deben ser reportadas a soporte técnico con los datos del cliente; RUC y DV para proceder con la revisión.

El departamento de programación una vez detectado el error y las causas, realizara las correcciones necesarias y emitirá una respuesta con la solución y correcciones que deben ser trasmitidas a el cliente para no volver a cometer el mismo error.  

Errores más frecuentes

• Cambio de PAC
  • Duplicado de documentos : En este caso ya el cliente se encuentra activo en el uso de una caja o varias cajas, al iniciar con Factura Fácil, los  paquete son creados  con la caja número 001. Este número de caja ya existe y se encuentra en uso con el PAC anterior, como podemos evitar el duplicado de documentos? es muy sencillo:
    1. En el caso de no continuar relaciones comerciales con el PAC anterior, y el cliente desea mantener el secuencial de sus documentos, deben ser suministrados los números de los últimos documentos emitidos, para que sea programado en la inicialización y pueda mantenerse el secuencial, esta información debe ser suministrada a el departamento de soporte, una vez el cliente se encuentre creado.
    2. En el caso que el cliente decida mantener los dos PAC activos, se debe crear una caja con un número diferente a las que se encuentren en uso con el PAC inicial.
    3. En el caso que  el cliente no requiera continuar el secuencial y es un cambio de PAC, lo recomendable es crear una caja nueva con un número diferente a el PAC anterior

En todos los casos se recomienda inhabilitar la caja 001, garantizando así que no sea utilizada por el cliente.

CLAVES DE API

CLAVES DE API

Una clave de API es un mecanismo de seguridad utilizado para autenticar y autorizar el acceso a una API, protegiendo así los datos y los recursos del servidor, y garantizando un uso adecuado de la API por parte de los desarrolladores autorizados.

Estas claves de API son las utilizadas para la integración de Software con otros sistemas o servicios diferente a el aplicativo. 

Crear claves de API

Las claves de API son únicas por cliente y estas claves son creadas por el distribuidor, brindándole la flexibilidad de gestionar sus propias integraciones y controlar quien tiene acceso a sus datos a través  de la API.

Ruta: Claves de API --> +Añadir calve de API --> Completar los campo:

• • Nombre: Asignar nombre a la clave. (se recomienda colocar el nombre de el cliente)
  • Cliente: Seleccionar cliente
  • Guardar

Buscar claves de API

Una vez creadas las claves de API, las podemos buscar en;

Ruta: Claves de API --> Por cliente --> ID

Eliminar Clave de API

Las Claves de API, de ya no ser necesarias puede ser borradas, por lotes o de forma individual.

• Por lotes:

Ruta: Claves de API --> Seleccionar todas las claves a eliminar --> Seleccionar Eliminar claves de API --> Ir 

Debe estar seguro de su selección ya que una vez eliminadas no es posible recuperarlas, por esta razón el API de distribuidor le cuestionara su elección, realizándole la siguiente pregunta : Esta usted seguro que quiere eliminar la clave de API seleccionado?

•  Eliminar uno a uno

Ruta: Claves de API --> Buscar cliente --> Tildar el ID --> x Eliminar