PANEL DE DISTRIBUIDOR

El Panel del distribuidor es una herramienta poderosa que permite a los usuarios crear, monitorear y administrar clientes de manera sencilla y versátil. Les brinda un mayor control, eficiencia y administración continua de los clientes.

CLIENTES

CLIENTES

Este módulo gestiona el alta y la edición de clientes dentro del Panel de Distribuidor. El maestro de clientes centraliza la configuración, los datos de facturación, contacto y suscripción de cada cuenta.

Requisitos previos

Los requisitos previos para crear un cliente son los siguientes:

Crear cliente

Una vez completados los requisitos, se procede a seleccionar la opción + Añadir Cliente.

El formulario se organiza en seis pestañas: General, Datos de facturación, Datos de contacto, Configuración adicional, Otros e Historial del Cliente.

Campo

Descripción

Nombre comercial

Opcional. Si se omite, el sistema toma la razón social del certificado cargado.

Tipo de RUC

Natural o Jurídico. Las sociedades de emprendimiento se registran como Jurídico.

Certificado|

Archivo de firma electrónica. Formatos admitidos: .p12, .zip, .rar. Importante en caso de gestionarlo por el Registro Publico solo cargar el archivo F

PIN del certificado

Clave asociada al certificado cargado.

Aviso de operaciones

Archivo del aviso de operaciones vigente, en formato PDF.

Cliente padre

Referencia opcional a un cliente existente. Ver “Modalidad Cliente Padre / Hijo”.

Bolsas de Planes

No se completa en el alta inicial; se asigna en el módulo Crear suscripción.

Correo electrónico del administrador

Dirección de correo activa del cliente. Este correo pasara a ser el responsable de la cuenta.

Enviar correo electrónico

Si se activa, el sistema envía las credenciales de acceso al correo del administrador al confirmar el alta.

Al Seleccionar Guarda por primera vez, el sistema envía a el cliente la solicitud de Factura Fácil como PAC a el portal E-TAX2 de el cliente. Antes de completar los campos restantes, es necesario que el cliente  nos apruebe como su PAC:

1.  Acceder a E-TAX2.

2.  Aprobar al cliente como PAC. Como apoyo, tendrás disponible la guía en el panel izquierdo de esta pagina: Guia para que un contribuyente realice el Proceso de Afiliación contribuyente - Confirmación PAC.

3.  Retornar al Panel de Distribuidor.

4.  Completar los campos restantes del formulario.

Modalidad Cliente Padre / Hijo Solicitud x soporte

Este modelo aplica a planes corporativos o cuentas que consolidan volumen de folios bajo una única bolsa, con un costo por folio inferior al de la contratación individual por empresa.

Procedimiento:

1.  Registrar el cliente Padre mediante el procedimiento estándar de alta. 

2.  Realizar la solicitud de habilitar a el cliente que será padre a la mesa de ayuda: soporte@soporte-facturafacil.com , indicando el RUC de el padre  y cantidad de hijos.

2.  Al registrar cada cliente Hijo, asignar el campo Cliente padre con la referencia correspondiente.

3.  No crear una suscripción independiente para los clientes Hijo: su consumo de folios se descuenta de la suscripción asignada al cliente Padre.

Nota

Los clientes Hijo consumen folios de una única bolsa perteneciente al cliente Padre. Esto centraliza la administración, el control del plan y el monitoreo del consumo.

El cliente Padre debe contar con una suscripción Tipo Principal y plan a la medida para poder aplicar a el rol de Padre

 

Completar los campos

Campo

Descripción

Corregimiento

Seleccione el Corregimiento que correspondiente a la dirección de la empresa

Dirección

Dirección fiscal de la empresa. en caso de ser mu extensa se recomienda el uso de abreviaturas.

Completar los campos

Campo

Descripción

Email

Correo electrónico del cliente.

Teléfono

Número del establecimiento o del administrador.

Responsible

Nombre del propietario, administrador o representante legal. Uso interno para comunicación.

Esta pestaña es opcional, solo aplica en el caso que el cliente requiera alguna configuración adicional, en caso contrario se omite.

Campo

Descripción
Integración y funciones

 

Habilitar agente

Aplica cuando el cliente opera con integración vía Agente (API offline).

Habilitar anulación de documentos

Habilita la opción de anular documentos desde el Fácil Web, aplican condiciones. 

Condiciones:

- Los documentos deben tener una fecha de emisión no mayor a 7 días.

- El proceso depende 100% de la aprobación de DGI, es posible que se requiera realizar el proceso varias veces , hasta conseguir la aprobación.

Habilitar Notas de crédito

Habilita la opción de crear Notas de Crédito Referenciadas Totales desde Fácil Web.

Imprimir encabezado Z

Imprime el encabezado en el reporte Z

Mostrar referencias del sistema en el panel principal

Expone el número interno de documento asignado por el software de integración.

Número de documento fiscal desde docNumber

Usa el número de documento enviado en la solicitud (docNumber, API sendFileToProcess)

Plantilla para el CAFE

Plantillas adicionales, contienen campos adicionales.

Ocultar nombre comercial

Omite el nombre comercial en el CUFE, mostrando únicamente la razón social. Válido sólo para impresión térmica web/móvil

Imprimir nombre de sucursal

Sustituye el número de teléfono por el nombre de la sucursal en el documento impreso. Válido sólo para impresión térmica web/móvil, reemplaza el nombre comercial.

Fácil Pos

  

Método de pago adicionales

Aplica solo para Fácil Pos, permite agregar métodos de pagos adicionales

Modo Offline (Android)

Aplica solo para Fácil Pos. Habilita el modo offline en Fácil POS. IMPORTANTE: no es recomendado para uso general, habilitar a discreción del cliente.

Modo offline Windows (BETA)

Habilita el modo offline en Fácil POS Windows. IMPORTANTE: no es recomendado para uso general, habilitar a discreción del cliente.

Offline Windows: Código CPBS por defecto

Código de bienes y servicios que se usará por defecto en las ventas de Fácil POS.

Presentación del CAFE


Decimales

Cantidad de decimales a mostrar en el CAFE.

Mostrar teléfono del emisor

Muestra el teléfono del emisor en el CAFE. Solo aplica a plantillas PDF

Mostrar VENDEDOR/CAJA en CAFE

Muestra el encabezado de VENDEDOR/CAJA en el CAFE. Solo disponible si se envía los campos via API sendFileToProcess con id "VENDEDOR" y "CAJA" respectivamente

Mostrar información interna

Muestra información interna en el CAFE (Campo que está entre [D]**[/D]))

Ocultar valores del campo "trailer"

No muestra en el CAFE, campos no deseados (´trailer¨)

Ocultar unidad de medida

Oculta la unidad de medida en el CAFE

Mostrar cantidades enteras

Muestra la cantidad de productos como un número entero en el CAFE

Decimales

Cantidad de decimales a mostrar en el CAFE (precio unitario, descuento unitario, cantidad). -1 para usar la configuración por defecto de la plantilla. No funciona en todas las plantillas. para dos decimales colocar 2

Mostrar descuento x ítem

Muestra el descuento unitario debajo de la descripción del producto.

Mostrar recuadro "Recibí Conforme"

Muestra un recuadro "Recibí Conforme" (nombre completo, fecha, firma y cédula) debajo de la información adicional. Solo aplica a plantillas tamaño carta

Mensaje informativo CAFÉ

Texto adicional mostrado debajo del código QR del CAFE.

Configuración d el CAFE 

Por defecto la longitud de la línea es 47

Mostrar UPC en ticket

Muestra el UPC de en el CAFE

Esta pestaña solo aplica para clientes bajo la modalidad de facturación electrónica por medio de un PAC, bien se encuentren activos o inactivos con otro PAC. En caso contrario omitir este paso.

Campo

Descripción

Código secreto para generar el código QR

Aplica únicamente a clientes con más de un PAC configurado.

Una vez completadas todas las pestañas al menos: General. Datos de Facturación, Datos de contacto seleccione Guardar.

Crear la suscripción

Una vez el cliente ya se encuentre creado, es necesario que cuente con suscripción. Tocar en Crear Suscripción

Completar los campos.

Campo

Descripción

Cliente

Cliente al que se asigna la suscripción.

Tipo

Objeto al que se asigna la bolsa de folios:

•     Principal: suscripción asociada al RUC. Un único plan cubre todas las sucursales y puntos de venta, en una sola bolsa de folios.

•     Sucursal: suscripción independiente por sucursal, sin relación con el resto de las tiendas del cliente.

•     Punto de Venta: suscripción independiente por punto de venta.

Plan

Plan asignado según el acuerdo comercial vigente.

Bolsa de planes:

Seleccionar el origen de los folios.

Origen

N/A

IMEI / Serial

IMEI del dispositivo (Android) o Serial (otros dispositivos) donde se ejecutará el aplicativo. 

Suscripción

N/A

Código de sucursal / punto de venta

Requerido cuando el Tipo es Sucursal o Punto de Venta:

•     Sucursal: código de 4 dígitos con el que fue creada la sucursal (formato AAAA).

•     Punto de venta: formato AAAA‑NNN, donde AAAA es el código de la sucursal y NNN el código del punto de venta. Ejemplo: 0000‑001.

Nota

Las suscripciones Tipo: Sucursal o Punto de venta requieren que se encuentren creadas en el Fácil Web del cliente.

Asignar folios

Aplica en el caso que el cliente cuente con una suscripcion con un plan Paquete a la medida, se le debe realizar una recargar de folios.

En el listado de clientes tenemos la opción de Ver suscripción, al ingresar se visualiza el detalle del plan adquirido por el cliente final. Si su plan es paquete a la medida contara con un botón llamado Recargar, el cual lo redirecciona a Añadir Paquete a la medida.

Campo

Descripción

Cliente

El cliente, se carga por Default

Suscripción

La sucripción, se carga por Default

Cantidad

Asignar cantidad de folios comercializados.

Fecha de validez

Debe ser la fecha en curso, no aplica posfechar.

Convertir Arrastrar folios

En el caso de ser la primer recarga, es decir al crear el cliente no es necesario seleccionar. 

Bolsa de folios

Seleccionar la bolsa de la cual se asignaran los folios.

Valor acordado

N/A

Una vez e cliente se encuentre creado cuenta con una funcionalidad adicional, Ver Perfil, el cual le permite realizar seguimiento en cuanto a el consumo, planes, vigencia entre otros datos inherente a el cliente.

Editar clientes

Los clientes, con el paso del tiempo, pueden requerir cambios en su configuración inicial. Ten en cuenta que algunos campos, como el RUC, no son modificables

Ruta: Clientes  --> Buscar cliente  --> ID

Pestaña

Qué se puede modificar

General

•  Nombre comercial: se puede modificar.

•  Status: permite suspender o dar de baja a un cliente.

•  Logo para el CAFE: carga del logo del cliente. Tamaño máximo 500 KB y dimensiones máximas 500 × 500 px; se recomienda PNG con fondo transparente.

Datos de facturación

Permite modificar los datos de facturación.

Datos de contacto

Permite modificar los datos del contacto principal.

Configuración adicional

Permite modificar o agregar funcionalidades adicionales.

Una vez realizado los ajustes tocar Guardar.

Historial de el cliente

Muestra el detalle de la cuenta del cliente, el histórico de planes y paquetes adquiridos. 

PAQUETES A LA MEDIDA

PAQUETES A LA MEDIDA

Los paquetes a la medida, son  aquellos en los que se le asignan folios a un cliente final  de las diferentes bolsas de folios del distribuidor. Al seleccionar la opción paquete a la medida, se visualiza el listado de clientes detallando los paquetes adquiridos.

Asignar folios

Ruta: Paquetes a la medida --> +Añadir paquetes a la medida --> Completar los siguientes campos:

Pantalla de asignación de folios

image.png

FOLIOS PREPAGADOS

FOLIOS PREPAGADOS

Los Folios prepagados son los diferentes lotes de folios que ha adquirido el distribuidor.

Esta opción es solo para reportería, en este reporte se detalla el total de folios adquiridos, puede contar con varios tipos de bolsas dependiendo de los convenios comerciales, el  consumo y la disponibilidad de folios. 

Detalles de los Folios prepagados

Para una información mas  al detalle  de los folios prepagados, se cuenta con la siguiente opción seleccionar el ID de la bolsa de folios:  se anexa imagen referencial a un paquete prepagado detallado:

Paquete:


Al seleccionar Historial, visualizamos el Kardex de los folios, se registra el detalle de entrada y salida de los folios y cada transacción.


PLANES PREPAGADOS

PLANES PREPAGADOS

Los planes prepagados son los diferentes licencias que ha adquirido el distribuidor.

Esta opción es solo para reportería, en este reporte se detalla el total de planes prepagados adquiridos, el  consumo y la disponibilidad de los planes prepagados. 

Detalles de los Planes prepagados

Proporciona la información detallada  de los planes prepagados, se cuenta con la siguiente opción al seleccionar el ID del plan   se despliega la información del paquete, se anexa imagen referencial.

Paquetes:

image.png

Al seleccionar Historial, visualizamos el Kardex de los Planes, se registra el detalle de entrada y salida de los planes y cada transacción.

TRANSFERIR FOLIOS

TRANSFERIR FOLIOS

La transferencia de folios solo es posible entre distribuidores de Factura Fácil, brinda la opción de un plan de negocio adicional comercializando folios no solo a cliente final también a distribuidores.

Transferencia de folios

Ruta: Transferir folios --> +Añadir transferencia de folios --> Folios (cantidad a transferir) --> Distribuidor destino ( Seleccionar distribuidor) --> Origen --> Guardar

Imagen referencial de la opción transferir folios

image.png

DOCUMENTOS EMITIDOS

DOCUMENTOS EMITIDOS

Los documentos emitidos, es una opción de reportería en la que se visualizan todos los documentos generados por clientes, cuenta con un buscador para optimizar la búsqueda. 

Buscar documentos

Ruta: Documentos emitidos  --> Emisor  --> Buscar

La información de cada documento suministrada por el reporte es visualizar el CUFE, , ver el documento en DGI (consultar factura por código QR), descargar XML y descargar en formato PDF el CAFE. 

Imagen referencial  para la búsqueda de documentos

image.png

LISTA DE CUOTAS POR CLIENTES

LISTA DE CUOTAS POR CLIENTES

La lista de cuotas por cliente es un reporte en el cual se visualizan la cantidad de folios asignados , el total de folios en uso y la disponibilidad de folios por cliente.

El reporte es posible parametrizarlo por cliente, adicional se puede ser descargado en archivo CSV.

Uso del reporte

El reporte de cuotas por clientes, nos ayuda a evaluar el consumo de folios por clientes:

En resumen, el reporte de cuotas por clientes no solo sirve para monitorear el consumo de folios, sino también para identificar oportunidades de mejora en la relación con los clientes y en la prestación del servicio.

Imagen referencial

image.png

LISTA DE ERRORES POR CLIENTE

LISTA DE ERRORES POR CLIENTE

Muestra la cantidad de documentos por clientes que contienen algún tipo de error, estos documentos son todos aquellos que se encuentren en estado  Requiere corrección

Estos documentos deben ser revisados, detectar la causa del error y corregir, para ello contamos con el apoyo de nuestros técnico.

Para poder realizar estas correcciones, deben ser reportadas a soporte técnico con los datos del cliente; RUC y DV para proceder con la revisión.

El departamento de programación una vez detectado el error y las causas, realizara las correcciones necesarias y emitirá una respuesta con la solución y correcciones que deben ser trasmitidas a el cliente para no volver a cometer el mismo error.  

Errores más frecuentes

En todos los casos se recomienda inhabilitar la caja 001, garantizando así que no sea utilizada por el cliente.

CLAVES DE API

CLAVES DE API

Una clave de API es un mecanismo de seguridad utilizado para autenticar y autorizar el acceso a una API, protegiendo así los datos y los recursos del servidor, y garantizando un uso adecuado de la API por parte de los desarrolladores autorizados.

Estas claves de API son las utilizadas para la integración de Software con otros sistemas o servicios diferente a el aplicativo. 

Crear claves de API

Las claves de API son únicas por cliente y estas claves son creadas por el distribuidor, brindándole la flexibilidad de gestionar sus propias integraciones y controlar quien tiene acceso a sus datos a través  de la API.

Ruta: Claves de API --> +Añadir calve de API --> Completar los campo:

image.png

Buscar claves de API

Una vez creadas las claves de API, las podemos buscar en;

Ruta: Claves de API --> Por cliente --> ID

Eliminar Clave de API

Las Claves de API, de ya no ser necesarias puede ser borradas, por lotes o de forma individual.

Ruta: Claves de API --> Seleccionar todas las claves a eliminar --> Seleccionar Eliminar claves de API --> Ir 

Debe estar seguro de su selección ya que una vez eliminadas no es posible recuperarlas, por esta razón el API de distribuidor le cuestionara su elección, realizándole la siguiente pregunta : Esta usted seguro que quiere eliminar la clave de API seleccionado?

image.png

Ruta: Claves de API --> Buscar cliente --> Tildar el ID --> x Eliminar

 

CENTRO DE GESTIÓN DE CLIENTE

CENTRO DE GESTIÓN DE CLIENTE

El Centro de Gestión de Cliente permite a los distribuidores realizar diversas autogestiones dentro del sistema, garantizando eficiencia y control sobre los registros de los clientes.

A continuación, se describen las funcionalidades disponibles:

  1. Consultar QR actual – Permite extraer el QR del cliente.
  2. Generar nuevo QR – Facilita la creación de un nuevo QR.
  3. Asignar correo único a múltiples RUC – Opción para agregar y administrar varios registros diferentes con el mismo correo, es decir varias cuentas asociadas a un mismo correo.
  4. Crear cuentas independientes por RUC – Posibilidad de crear registros diferentes a partir de un mismo RUC.
  5. Actualizar nombre del negocio – Modificación del nombre registrado en el sistema, es decir actualiza  la razón social, debido a un cambio o actualización de el Aviso de Operación.
  6. Corregir secuencias de cliente – Ajuste de errores en la secuencia de emisión de documentos
  7. Subir Certificado nuevo - Actualiza el certificado digital del cliente.
  8. Actualizar QR - Actualizar el código QR existente en el cliente.
  9. Actualizar secuencia de punto de venta: - Actualiza la secuencia de un punto de venta especifico.
  10. Reenvió de documentos en error de Receptores -  Corrige y reenvía documentos en estado de error por receptores

Consultar QR actual

Permite extraer el código secreto o QR.

Ruta: -->Centro de Gestión de clientes --> +Añadir Centro de Gestión de cliente --> Seleccione Tipo (Consultar QR actual) --> Buscar el cliente y Guardar

Una vez el Estado de la solicitud se encuentre finalizado, entrar en la solicitud por el TIPO, en resultados aparece el QR existente.

Generar nuevo QR

En caso que el cliente requiera la creación de un QR nuevo esta es la opción.

Ruta: -->-->Centro de Gestión de clientes --> +Añadir Centro de Gestión de cliente --> Seleccione Tipo (Generar nuevo QR) --> Colocar  RUC  y DV --> Guardar

Una vez el Estado de la solicitud se encuentre finalizado, entrar en la solicitud por el TIPO, en resultados aparece el nuevo QR

Asignar correo único a múltiples RUC

Habilitar esta opción permite asociar registros separados de un mismo Fácil Web, una vez habilitado tiene una duración de 24 horas para crear el registro adicional.

Ruta: -->Centro de Gestión de clientes --> +Añadir Centro de Gestión de cliente --> Seleccione Tipo (Asignar correo único a multiples RUC) --> Colocar  RUC y DV  ( Datos de el cliente a crear) --> Guardar

Una vez el Estado de la solicitud se encuentre finalizado, entrar en la solicitud por el TIPO, en resultados aparece Asignar correo único a múltiples RUC  habilitado.

Crear cuentas independientes por RUC

Habilitar esta opción permite crear registros separados de un mismo RUC, una vez habilitado tiene una duración de 24 horas para crear el registro adicional.

Ruta: -->Centro de Gestión de clientes --> +Añadir Centro de Gestión de cliente --> Seleccione Tipo  (Crear cuentas independientes por RUC) --> Colocar  RUC y DV --> Guardar

Una vez el Estado de la solicitud se encuentre finalizado, entrar en la solicitud por el TIPO, en resultados aparece Crear cuentas independientes por RUC habilitado.

Actualizar nombre del negocio

En caso de haber modificaciones en el Aviso de operaciones cambio de el nombre de la razón social, esta opción permite actualizar el nombre del emisor.

Ruta: -->Centro de Gestión de clientes --> +Añadir Centro de Gestión de cliente --> Seleccione Tipo (Actualizar nombre del negocio) --> Seleccionar cliente  --> Guardar

Una vez el Estado de la solicitud se encuentre finalizado, entrar en la solicitud por el TIPO, en resultados aparece empresa actualizada.

Corregir secuencias de clientes

Las fluctuaciones de internet puede causar una desincronización con la secuencia de documentos, con esta opción se sincronizan todos los documento recuperando la secuencia de los mismos.

Ruta: -->Centro de Gestión de clientes --> +Añadir Centro de Gestión de cliente --> Seleccione Tipo (corregir secuencia de clientes) --> Seleccionar cliente  --> Guardar

Una vez el Estado de la solicitud se encuentre finalizado, entrar en la solicitud por el TIPO, en resultados aparece empresa actualizada.

Subir Certificado nuevo

La firma electrónica tiene vigencia de uno a dos años, esto va a depender en donde fue gestionada. Una vez renovada usted puede realizar la actualizarla dentro de nuestro Panel de distribuidor en la opción Subir Certificado nuevo.

Ruta: -->Centro de Gestión de clientes --> +Añadir Centro de Gestión de cliente --> Seleccione Tipo (Subir Certificado nuevo) --> Seleccione Cliente --> Datos específicos --> Certificado --> Pin --> Guardar

Una vez el Certificado se actualice, todos los documentos que se mantienen en error por esta causa se van a ir actualizando paulatinamente, el tiempo de actualización de el total de documentos puede variar según el volumen de documentos a procesar.

Actualizar QR

Esta opción se debe utilizar cuando:

En ambos casos se recomienda validar con el cliente si cuenta con más de un PAC antes de generar un QR nuevo y luego Actualizar QR.

Ruta: -->Centro de Gestión de clientes --> +Añadir Centro de Gestión de cliente --> Seleccione Tipo (Actualizar QR) --> Seleccione Cliente --> Datos específicos --> Certificado --> Pin --> Guardar

Una vez el Estado de la solicitud se encuentre finalizado, entrar en la solicitud por el TIPO, en resultados aparece : El código QR ha sido actualizado correctamente a: (QR) 

Actualizar secuencia de punto de venta

Esta funcionalidad permite garantizar la continuidad en la numeración de los documentos, es decir, posibilita la actualización de la secuencia de un punto de venta específico

Se aplica en los siguientes casos:

En caso de que un cliente disponga de más de una caja y solicite la actualización del secuencial para todas ellas, el proceso deberá repetirse de manera individual para cada caja.

Ruta: -->Centro de Gestión de clientes --> +Añadir Centro de Gestión de cliente --> Seleccione Tipo (Actualizar Secuencia de punto de venta) --> Seleccione Cliente --> Datos específicos --> Código de Sucursal--> Código de Punto de Venta --> Ultima Factura (colocar el numero de la Factura) --> Ultima Nota de Crédito (colocar el numero de la ultima Nota de Crédito de no haber emitido ninguna  colocar cero) --> Ultima Nota de Debito (colocar el numero de la ultima Nota de Crédito de no haber emitido ninguna  colocar cero)-->Guardar

Una vez el Estado de la solicitud se encuentre finalizado, entrar en la solicitud por el TIPO, en resultados aparece, la numeración por tipo de documento.

Reenvió de documentos en error de receptores

Esta funcionalidad, permite corregir de una forma masiva los documentos que se mantienen en estado de error, debido a inconsistencias en los datos del Receptor.

plica únicamente para la corrección de documentos en los cuales no se requiere modificación del CAFE.

Ruta: -->Centro de Gestión de clientes --> +Añadir Centro de Gestión de cliente --> Seleccione Tipo (Reenvió de documentos en error de receptores) --> Seleccione Cliente -->Guarda

Una vez el Estado de la solicitud se encuentre finalizado, entrar en la solicitud por el TIPO, en resultados aparece, la la cantidad de documentos procesados.

ENLACE DE INCORPORACION

ENLACE DE INCORPORACION

El Enlace de Incorporación, es un método de enrolamiento donde los clientes finales forman parte  de la carga de información a el portal de distribuidor, a través de un Link el cual reciben de forma automática a su correo una vez creado por el distribuidor en el panel del distribuidor.

El proceso inicia en el panel de distribuidor, con la creación del registro de el cliente.

Requisitos para crear el Enlace de Incorporación

Ruta: Enlace de incorporación --> +Añadir Enlace de incorporación --> Tipo de Ruc --> RUC --> DV --> Correo electrónico --> Guardar

Una vez creado el Enlace de incorporación el cliente recibe un Link vía correo electrónico, los datos se deben completar en un lapso menor a 7 días, pasado este tiempo de no haberse completado todas las pestañas el enlace se cierra de forma automática y se debe repetir  el proceso nuevamnete.

image.png

Una vez el cliente final recibe el correo con el Link se procede con el enrolamiento. El cliente  antes de ingresar debe contar con los siguientes requisitos:

Requisitos Previos

Antes de iniciar, el cliente debe preparar los siguientes documentos e información: 
• Aviso de operaciones (escaneado en PDF). 
• Cédula del Representante Legal (escaneado en PDF). 
• Declaración Jurada de Adopción de Facturación Electrónica. 
• Acceso al ETAX2 de la DGI (credenciales o permisos). 
• En caso de cambio de PAC: QR de seguridad. 
• Firma electrónica (archivo .zip o .p12). 
• PIN de la firma electrónica. 
• Correo del administrador de la cuenta. 
• Teléfono de contacto. 
• Datos generales de las sucursales (direcciones, nombres, etc.). 
• Datos de las cajas a registrar por sucursal (identificación de puntos de venta). 
Estos requisitos son esenciales para cumplir con las normativas de la DGI y completar el enrolamiento del cliente en la plataforma.

Una vez accede a el Link se procede a colocar el Pin de acceso, s

image.png

Completar todas las pestañas. cumpliendo con las siguientes recomendaciones:  

  1. El formulario está organizado en pestañas que debes completar en orden.
  2. Convención de colores:

 Verde: Pestaña completada y lista.

Gris: Pestaña bloqueada (requiere completar datos previos).

Blanco: Pestaña pendiente por completar

Datos básicos

Estos datos solicitados es la información:

  1.  Sector comercial donde pertenece la empresa a ser registrada,
  2. Los datos del representante legal
  3. Cargar los archivos en formato : Formatos válidos (image/jpeg,application/pdf,image/png)
  4. Una vez completados los datos Guardar 

Crear sucursales

Completar los datos básicos de cada sucursal.

Tomar en cuenta que por defecto, la primera sucursal siempre es CASA MATRIZ y el código de la sucursal es 0000

Una vez todos los campos se completan seleccionar Agregar, este proceso se debe repetir por cada sucursal, una vez todas las sucursales se completaran seleccionar Guardar.

Creación de  Puntos de Venta

El código del punto de venta debe contener tres dígitos numéricos y asociado a una sucursal.

En el caso de venir de otro proveedor de servicio de facturación electrónica, colocar la secuencia del ultimo documento emitido, si es un cliente nuevo colocar 0.

Seleccione agregar y repetir el proceso tantas veces como cajas tenga. Una vez completadas seleccione Guardar.

Personalización

En Factura Fácil, es posible personalizar los documentos con un logo de la empresa. El archivo debe mantener un tamaño no mayor a 500 x 500 pixeles, con fondo transparente preferiblemente en formato PNG, JPG. 

Pruebas

El sistema creara credenciales de pruebas temporales para validar configuraciones, en caso que el cliente lo requiera.

Seleccionar el Check y Guardar.

Las credenciales serán enviadas por correo.

Términos y Condiciones 

Redacta o sube los términos aplicables; luego imprime el contrato generado. 

Ver Términos y Condiciones, aceptar.

Certificado y PIN

El primer paso es dirigirse a el ETAX 2.0 y aceptar a el PAC.

Luego seleccione el botón refrescar se presentan dos opciones:

  1. Un cliente nuevo en la facturación electrónica:
    • Cargar el certificado (firma electrónica)
    • PIN 
    • Guardar.
  2. Un cliente que cuenta con facturación electrónica
    • Seleccionar si carga el QR existente
    • Generar un QR nuevo
    • Cargar el certificado (firma electrónica)
    • PIN 
    • Guardar.

Finalizado

Una vez completado el registro, seleccionar Salir,  el cliente es redireccionado al acceso de Fácil Web, el usuario y contraseña del aplicativo lo recibe vía correo electrónico.

Video

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FUNCIONALIDAD FÁCIL APP PLUS

FUNCIONALIDAD FÁCIL APP PLUS

Fácil App Plus cuenta con una licencia adicional  la cual habilita el botón de acceso para disfrutar de una experiencia única. 

Al igual que todos nuestros paquetes se requiere contar con disponibilidad de licencia Adicional - Fácil Plus (Adicionales) | Permitido en: Punto de venta en la bolsa de el distribuidor para poder ser habilitada.

image.png

Como se habilita? 

  1. Clientes nuevos: crear una suscripción Tipo: Punto de venta
  2. Para el caso de clientes que cuentan con suscripciones, también es posible habilitar una licencia de Fácil App Plus, la condiciones son las siguientes:
    • Suscripción Tipo Punto de venta
    • No puede estar Expirada
  3. La opción para habilitar la licencia de Fácil App Plus , solo se muestra en  suscripciones vigentes, si esta vencida debe ser renovada antes de agregar la nueva funcionalidad.
  4. Buscar la suscripción a la cual se le habilitara la licencia de Fácil App Plus. Se visualiza un botón llamado: Adicional. Seleccionar
  5. Seleccione en la opción Funcionalidad: Adicional - Fácil Plus (Adicionales) | Permitido en: Punto de venta
  6. Guardar

Una vez completado el paso a paso se realizan validaciones.