CLIENTES
CLIENTES
Este módulo gestiona el alta y la edición de clientes dentro del Panel de Distribuidor. El maestro de clientes centraliza la configuración, los datos de facturación, contacto y suscripción de cada cuenta.
Requisitos previos
Los requisitos previos para crear un cliente son los siguientes:
- Firma electrónica (formato encriptado: p12, zip o rar)
- Pin de firma electrónica.
- Aviso de Operaciones
- Correo electrónico, se recomienda de uso habitual.
- Número de teléfono de contacto.
- Nombre del representante legal.
- Declaración jurada de adopción a el sistema de facturación electrónica. Como apoyo, tendrás disponible la guía en el panel izquierdo de esta pagina: Guia rápida: Declaración jurada Adopción SFEP
Crear cliente
Una vez completados los requisitos, se procede a seleccionar la opción + Añadir Cliente.
El formulario se organiza en seis pestañas: General, Datos de facturación, Datos de contacto, Configuración adicional, Otros e Historial del Cliente.
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Pestaña General
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Campo |
Descripción |
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Nombre comercial |
Opcional. Si se omite, el sistema toma la razón social del certificado cargado. |
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Tipo de RUC |
Natural o Jurídico. Las sociedades de emprendimiento se registran como Jurídico. |
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Certificado| |
Archivo de firma electrónica. Formatos admitidos: .p12, .zip, .rar. Importante en caso de gestionarlo por el Registro Publico solo cargar el archivo F |
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PIN del certificado |
Clave asociada al certificado cargado. |
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Aviso de operaciones |
Archivo del aviso de operaciones vigente, en formato PDF. |
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Cliente padre |
Referencia opcional a un cliente existente. Ver “Modalidad Cliente Padre / Hijo”. |
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Bolsas de Planes |
No se completa en el alta inicial; se asigna en el módulo Crear suscripción. |
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Correo electrónico del administrador |
Dirección de correo activa del cliente. Este correo pasara a ser el responsable de la cuenta. |
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Enviar correo electrónico |
Si se activa, el sistema envía las credenciales de acceso al correo del administrador al confirmar el alta. |
Al Seleccionar Guarda por primera vez, el sistema envía a el cliente la solicitud de Factura Fácil como PAC a el portal E-TAX2 de el cliente. Antes de completar los campos restantes, es necesario que el cliente nos apruebe como su PAC:
1. Acceder a E-TAX2.
2. Aprobar al cliente como PAC. Como apoyo, tendrás disponible la guía en el panel izquierdo de esta pagina: Guia para que un contribuyente realice el Proceso de Afiliación contribuyente - Confirmación PAC.
3. Retornar al Panel de Distribuidor.
4. Completar los campos restantes del formulario.
Modalidad Cliente Padre / Hijo Solicitud x soporte
Este modelo aplica a planes corporativos o cuentas que consolidan volumen de folios bajo una única bolsa, con un costo por folio inferior al de la contratación individual por empresa.
Procedimiento:
1. Registrar el cliente Padre mediante el procedimiento estándar de alta.
2. Realizar la solicitud de habilitar a el cliente que será padre a la mesa de ayuda: soporte@soporte-facturafacil.com , indicando el RUC de el padre y cantidad de hijos.
2. Al registrar cada cliente Hijo, asignar el campo Cliente padre con la referencia correspondiente.
3. No crear una suscripción independiente para los clientes Hijo: su consumo de folios se descuenta de la suscripción asignada al cliente Padre.
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Nota Los clientes Hijo consumen folios de una única bolsa perteneciente al cliente Padre. Esto centraliza la administración, el control del plan y el monitoreo del consumo. El cliente Padre debe contar con una suscripción Tipo Principal y plan a la medida para poder aplicar a el rol de Padre |
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Pestaña Datos de Facturación
Completar los campos
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Campo |
Descripción |
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Corregimiento |
Seleccione el Corregimiento que correspondiente a la dirección de la empresa |
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Dirección |
Dirección fiscal de la empresa. en caso de ser mu extensa se recomienda el uso de abreviaturas. |
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Pestaña Datos de Contacto
Completar los campos
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Campo |
Descripción |
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Correo electrónico del cliente. |
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Teléfono |
Número del establecimiento o del administrador. |
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Responsible |
Nombre del propietario, administrador o representante legal. Uso interno para comunicación. |
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Pestaña Configuración adicional
Esta pestaña es opcional, solo aplica en el caso que el cliente requiera alguna configuración adicional, en caso contrario se omite.
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Campo |
Descripción |
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Habilitar agente |
Aplica cuando el cliente opera con integración vía Agente (API offline). |
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Habilitar anulación de documentos |
Habilita la opción de anular documentos desde el Fácil Web, aplican condiciones. |
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Habilitar Notas de credito |
Habilita la opción de crear Notas de Crédito Referenciadas Totales desde Fácil Web. |
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Imprimir encabezado Z |
Imprime el encabezado en el reporte Z |
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Mostrar referencias del sistema en el panel principal |
Expone el número interno de documento asignado por el software de integración. |
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Número de documento fiscal desde docNumber |
Usa el número de documento enviado en la solicitud (docNumber, API sendFileToProcess) |
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Plantilla para el CAFE |
Plantillas adicionales, contienen campos adicionales. |
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Ocultar nombre comercial |
Omite el nombre comercial en el CUFE, mostrando únicamente la razón social. Válido sólo para impresión térmica web/móvil |
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Imprimir nombre de succursal |
Sustituye el número de teléfono por el nombre de la sucursal en el documento impreso. Válido sólo para impresión térmica web/móvil, reemplaza el nombre comercial. |
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Método de pago adicionales |
Aplica solo para Fácil Pos, permite agregar métodos de pagos adicionales |
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Modo Offline (Android) |
Aplica solo para Fácil Pos. Habilita el modo offline en Fácil POS. IMPORTANTE: no es recomendado para uso general, habilitar a discreción del cliente. |
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Modo offline Windows (BETA) |
Habilita el modo offline en Fácil POS Windows. IMPORTANTE: no es recomendado para uso general, habilitar a discreción del cliente. |
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Offline Windows: Código CPBS por defecto |
Código de bienes y servicios que se usará por defecto en las ventas de Fácil POS. |
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Decimales |
Cantidad de decimales a mostrar en el CAFE. |
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Mostrar teléfono del emisor |
Muestra el teléfono del emisor en el CAFE. Solo aplica a plantillas PDF |
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Mostrar VENDEDOR/CAJA en CAFE |
Muestra el encabezado de VENDEDOR/CAJA en el CAFE. Solo disponible si se envía los campos via API sendFileToProcess con id "VENDEDOR" y "CAJA" respectivamente |
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Mostrar información interna |
Muestra información interna en el CAFE (Campo que está entre [D]**[/D])) |
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Ocultar valores del campo "trailer" |
No muestra en el CAFE, campos no deseados (´trailer¨) |
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Ocultar unidad de medida |
Oculta la unidad de medida en el CAFE |
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Mostrar cantidades enteras |
Muestra la cantidad de productos como un número entero en el CAFE |
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Decimales |
Cantidad de decimales a mostrar en el CAFE (precio unitario, descuento unitario, cantidad). -1 para usar la configuración por defecto de la plantilla. No funciona en todas las plantillas. para dos decimales colocar 2 |
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Mostrar descuento x ítem |
Muestra el descuento unitario debajo de la descripción del producto. |
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Mostrar recuadro "Recibí Conforme" |
Muestra un recuadro "Recibí Conforme" (nombre completo, fecha, firma y cédula) debajo de la información adicional. Solo aplica a plantillas tamaño carta |
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Mensaje informativo CAFÉ |
Texto adicional mostrado debajo del código QR del CAFE. |
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Configuración d el CAFE |
Por defecto la longitud de la línea es 47 |
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Mostrar UPC en ticket |
Muestra el UPC de en el CAFE |
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Pestaña Otros
Esta pestaña solo aplica para clientes bajo la modalidad de facturación electrónica por medio de un PAC, bien se encuentren activos o inactivos con otro PAC. En caso contrario omitir este paso.
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Campo |
Descripción |
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Código secreto para generar el código QR |
Aplica únicamente a clientes con más de un PAC configurado. |
Una vez completadas todas las pestañas al menos: General. Datos de Facturación, Datos de contacto seleccione Guardar.
Crear la suscripción
Una vez el cliente ya se encuentre creado, es necesario que cuente con suscripción. Tocar en Crear Suscripción
Completar los campos.
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Campo |
Descripción |
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Cliente |
Cliente al que se asigna la suscripción. |
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Tipo |
Objeto al que se asigna la bolsa de folios: • Principal: suscripción asociada al RUC. Un único plan cubre todas las sucursales y puntos de venta, en una sola bolsa de folios. • Sucursal: suscripción independiente por sucursal, sin relación con el resto de las tiendas del cliente. • Punto de Venta: suscripción independiente por punto de venta. |
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Plan |
Plan asignado según el acuerdo comercial vigente. |
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Bolsa de planes: |
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Origen |
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IMEI / Serial |
IMEI del dispositivo (Android) o Serial (otros dispositivos) donde se ejecutará el aplicativo. |
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Suscripción |
N/A |
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Código de sucursal / punto de venta |
Requerido cuando el Tipo es Sucursal o Punto de Venta: • Sucursal: código de 4 dígitos con el que fue creada la sucursal (formato AAAA). • Punto de venta: formato AAAA‑NNN, donde AAAA es el código de la sucursal y NNN el código del punto de venta. Ejemplo: 0000‑001. |
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Nota Las suscripciones Tipo: Sucursal o Punto de venta requieren que se encuentren creadas en el Fácil Web del cliente. |
Asignar folios
Aplica en el caso que el cliente cuente con una suscripcion con un plan Paquete a la medida, se le debe realizar una recargar de folios.
En el listado de clientes tenemos la opción de Ver suscripción, al ingresar se visualiza el detalle del plan adquirido por el cliente final. Si su plan es paquete a la medida contara con un botón llamado Recargar, el cual lo redirecciona a Añadir Paquete a la medida.
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Campo |
Descripción |
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Cliente |
El cliente, se carga por Default |
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Suscripción |
La sucripción, se carga por Default |
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Cantidad |
Asignar cantidad de folios comercializados. |
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Fecha de validez |
Debe ser la fecha en curso, no aplica posfechar. |
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Convertir Arrastrar folios |
En el caso de ser la primer recarga, es decir al crear el cliente no es necesario seleccionar. |
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Bolsa de folios |
Seleccionar la bolsa de la cual se asignaran los folios. |
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Valor acordado |
N/A |
Una vez e cliente se encuentre creado cuenta con una funcionalidad adicional, Ver Perfil, el cual le permite realizar seguimiento en cuanto a el consumo, planes, vigencia entre otros datos inherente a el clinete.
Editar clientes
Los clientesclientes, encon algunasel ocasiones presentan algunos cambio al pasarpaso del tiempo, requiriendopueden derequerir modificacionescambios en su configuración inicial,inicial. entiéndaseTen en cuenta que existenalgunos campos talescampos, como el RUC queRUC, no admitenson modificación.modificables
Ruta: Clientes --> Buscar cliente --> ID --> Editar -->
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- General
- Nombre Comercial, lo puede modificar
- Status, le permite Suspender o Dar de baja a un cliente
- Logo para el CAFE, cargar el logo de el cliente
- Datos de facturació
nn, permite modifar - Datos de contacto, modificar los datos de el contacto principal
- Configuración
adicional., Guardarmodificar o agregar funcionalidades adicionales.
- General
Historial delde Clienteel cliente
Muestra el detalle de la cuenta del cliente, el histórico de planes y paquetes adquiridos.